Kami cukup sering dihubungi melalui blog ini dan email kami address-info@rtrsports.com-for informasi tentang perjanjian sponsorship olahraga, seperti “Bagaimana Anda menulis perjanjian sponsor?“, “Apa adalah elemen-elemen kunci dari kontrak sponsorship?” dan “Apakah ada faksimili perjanjian sponsorship yang bisa kita gunakan?” Ini adalah beberapa dari sekian banyak pertanyaan yang diajukan oleh perusahaan ketika tiba waktunya untuk menyusun dokumen penting seperti perjanjian sponsorship atau formulir sponsorship. Pertanyaan-pertanyaan tersebut cukup dapat dimengerti: perjanjian tersebut bukan hanya tonggak penting dalam perjalanan panjang, tetapi juga merupakan instrumen hukum dalam semua aspek, yang secara resmi mengatur hubungan antara sponsor dan penerima sponsor.

Elemen-elemen utama dalam perjanjian sponsorship

Mari kita mulai dengan menyatakan bahwa perjanjian sponsorship olahraga, dalam banyak kasus, terdiri atas beberapa elemen tetap, yang dapat dirangkum sebagai berikut:

1. identifikasi pihak-pihak terkait;
2. syarat dan klausul umum;
3. definisi formal dan penjelasan tentang terminologi yang digunakan dalam dokumen;
4. kewajiban properti yang disponsori;
5. kewajiban sponsor;
6. kewajiban bersama dan produk/layanan yang termasuk dalam paket sponsorship;
7. kompensasi;
8. syarat dan metode pembayaran;
9. klausul kerahasiaan;
10. jangka waktu dan keabsahan perjanjian;
11. pelanggaran aturan kontrak dan pengakhiran perjanjian;
12. jaminan, ganti rugi, dan keadaan kahar;
13. hak pihak ketiga;
14. penyelesaian sengketa dan yurisdiksi yang kompeten;
15. kata penutup;
16. tanda tangan dan tanggal.

Seperti yang disoroti dalam daftar ini, perjanjian sponsorship adalah dokumen kompleks yang berisi banyak detail. Dalam bentuknya yang paling sederhana, formulir sponsorship ini terdiri dari sepuluh halaman, tetapi sering kali lebih panjang, termasuk hingga seratus halaman. Panjangnya, tentu saja, tergantung pada luasnya perjanjian dan jumlah entitas serta tindakan yang terlibat dalam transaksi.

Kewajiban bersama dan biaya perjanjian sponsorship

Dengan mengacu pada daftar contoh di atas, bagian 6 dan 7, yaitu bagian yang berkaitan dengan kewajiban bersama dan penentuan biaya, merupakan bagian dalam perjanjian sponsorship yang paling padat dengan informasi olahraga.

Apa saja “kewajiban bersama” yang ditetapkan dalam perjanjian sponsorship? Kewajiban bersama tersebut adalah, dalam semua aspek, konten proyek sponsorship yang akan dibeli oleh calon sponsor sesuai dengan perjanjian. Singkatnya, ini adalah manfaat yang diterima ketika mensponsori tim dan atlet bersama dengan hak dan kewajiban yang dihasilkan untuk kedua belah pihak.

Klausul kewajiban timbal balik dalam perjanjian digunakan untuk mendefinisikan elemen-elemen seperti yang tercantum di bawah ini (tanpa terbatas pada elemen-elemen tersebut):

• atlet, tim/klub (atau bagian daripadanya), dan acara (atau bagian daripadanya) yang terlibat dalam sponsorship;
• daftar lengkap media di mana logo sponsor akan ditampilkan;
• ukuran logo sponsor pada berbagai media, dinyatakan dalam sentimeter persegi;
• hak untuk menggunakan citra, nama, dan reputasi olahraga dari properti olahraga;
• penggunaan show bike/show car, jika berlaku;
• partisipasi atlet atau staf dalam acara perusahaan atau pameran/pameran dagang;
• layanan tambahan dan terkait sponsorship seperti perhotelan, produksi materi audio/video, dukungan selama kegiatan B2B dan B2C;

Faksimili perjanjian sponsorship: tahan godaan untuk “melakukannya sendiri”.

Seperti yang dinyatakan di awal artikel ini, banyak orang yang menghubungi kami untuk meminta faksimili perjanjian sponsorship, yang dapat mereka edit dan kirimkan kepada pelanggan mereka untuk kesepakatan sponsorship mereka. Rekomendasi kami-yang merupakan jawaban yang selalu kami berikan-adalah dengan cara apa pun tidak menggunakan perjanjian faksimili.

Sebagai aturan umum, kami percaya bahwa lebih baik dalam setiap kasus, kontrak sponsorship Anda dibuat oleh pengacara yang kompeten atau firma hukum yang berspesialisasi dalam hal ini. Tentu saja, ini lebih mahal daripada mengunduh templat dari Internet dan mengeditnya secara mandiri, tetapi manfaatnya banyak.

Jika, di satu sisi, dapat dikatakan bahwa setiap kesepakatan sponsorship memiliki cerita yang berbeda, maka hal ini juga berlaku untuk perjanjian sponsorship yang secara khusus diatur untuk mengatur detail terkecil dari pemahaman yang disepakati oleh kedua belah pihak yang terlibat dalam sponsorship. Setelah berada dalam perjanjian, elemen-elemen seperti waktu, uang, pihak-pihak yang terlibat, detail mengenai visibilitas, dan aktivasi, jika ada, akan “dibekukan” di halaman-halaman tersebut, dan akan mengatur acara apa pun di masa mendatang. Apa pun yang tidak ada dalam perjanjian tidak memiliki nilai sama sekali.

Manfaat dari perjanjian yang dirancang dengan baik oleh pengacara profesional akan dimaksimalkan segera setelah segala sesuatunya mulai berjalan ke arah yang tidak direncanakan dan masalah pertama muncul – dan hal ini tidak hanya terjadi pada sponsorship. Dokumen apa pun yang ditulis secara profesional dan ditandatangani secara sadar oleh kedua belah pihak merupakan jaminan persahabatan yang sehat dan tahan lama tanpa guncangan dan, yang lebih penting lagi, kejutan yang buruk.

Meskipun, tentu saja, harapannya adalah agar semuanya berjalan lancar, Anda harus tetap waspada terhadap beberapa situasi yang berpotensi tidak menyenangkan yang dapat menjadi kontraproduktif bagi sponsor dan properti yang disponsori. Apa yang mungkin terjadi jika, misalnya, klub/tim yang Anda sponsori didiskualifikasi atau atlet yang mengenakan logo Anda terbukti positif dalam tes doping? Apakah sponsorship akan berlanjut, atau akan dihentikan? Apakah uang yang telah Anda bayarkan akan dikembalikan, baik sebagian atau seluruhnya, atau tidak dikembalikan sama sekali? Kasus-kasus seperti itu, serta banyak kasus lainnya, harus dipertimbangkan saat menyusun perjanjian sponsorship untuk menemukan solusi yang jelas dan tegas agar dapat dinyatakan dengan jelas dalam dokumen.

Perjanjian sponsorship untuk MotoGP dan dukungan yang diberikan oleh RTR Sports Marketing

Perjanjian sponsorship yang berkaitan dengan MotoGP dan olahraga motor secara umum tidak berbeda dengan perjanjian sponsorship olahraga konvensional, baik dari segi bentuk maupun isi keseluruhannya. Tentu saja, setiap cabang olahraga memiliki keunikannya sendiri, yang harus tercermin dalam perjanjian. Dalam kejuaraan balap motor dunia, misalnya, penerapan logo yang benar pada sepeda motor, seragam, kotak, truk, dan sebagainya, memainkan peran yang cukup sentral. Inilah sebabnya mengapa setiap media yang dimaksudkan untuk memberikan visibilitas didefinisikan dengan jelas dalam perjanjian bersama dengan dimensi logo masing-masing sponsor, yang ditentukan dalam sentimeter persegi. Semua informasi tersebut dikumpulkan dalam lampiran grafis, yang merupakan bagian yang sangat penting dari perjanjian, dalam bentuk gambar yang secara visual mendukung isi perjanjian.

Aspek lain yang perlu dipertimbangkan adalah atlet yang terkait dengan sponsor, karena yang terakhir ini tidak selalu melibatkan seluruh tim. Seringkali, perusahaan memutuskan untuk memasang logo mereka di salah satu pembalap dan tidak di keduanya, karena pembalap lain dalam tim mungkin sudah memiliki satu atau beberapa sponsor. Dalam kasus ini, perjanjian sponsorship akan secara spesifik menunjukkan di atas kertas atlet mana yang terlibat, dan akan menjelaskan apakah sponsorship tersebut juga melibatkan staf pembalap dan bagian dari tim.

Terakhir, namun tidak kalah pentingnya, aturan untuk mengatur bonus yang terkait dengan hasil olahraga. Tim dan pembalap dapat menerima bonus tambahan setiap kali mereka memenangkan podium dan bonus uang yang signifikan jika mereka menjadi juara dunia. Tentu saja, ini adalah “risiko positif” yang memberikan nilai tambah bagi aktivitas sponsorship setiap kali peristiwa semacam itu terjadi. Risiko-risiko ini dapat dimitigasi dengan polis asuransi khusus, yang dapat langsung dimasukkan ke dalam anggaran Anda, sehingga membuatnya lebih solid. Dalam istilah praktisnya, polis asuransi ini merupakan semacam perlindungan yang memungkinkan Anda untuk tetap mendukung tim/atlet seolah-olah tidak ada hari esok, karena Anda akan mengetahui bahwa memenangkan kejuaraan dan keuntungan yang didapat tidak akan menguras kantong Anda.

Jika Anda ingin mendapatkan informasi lebih lanjut tentang sponsorship, baca Aktivasi Sponsorship.

Agensi kami, RTR Sports Marketingtelah menjalankan bisnis intinya di bidang sponsorship MotoGP dan olahraga motor selama 25 tahun terakhir. Jika Anda merasa memerlukan konsultasi mengenai perjanjian sponsorship atau jika Anda mencari nasihat hukum yang ahli dan kompeten dalam bidang ini untuk membantu Anda menuliskan formulir sponsorship olahraga pertama Anda, jangan ragu untuk menghubungi kami di alamat email kami: info@rtrsports.com.