Dość często kontaktujemy się za pośrednictwem tego bloga i naszego e-maila address-info@rtrsports.com-for. informacje o umowach sponsoringu sportowego, takie jak „Jak napisać umowę sponsorską?„, „Co Jakie są kluczowe elementy umowy sponsorskiej?” i „Czy jest jakiś umowa sponsorska faks możemy wykorzystać?” Są to jedne z wielu pytań, które zadają sobie firmy, gdy nadchodzi czas na sporządzenie ważnego dokumentu, takiego jak umowa sponsorska lub formularz sponsorski. Są one całkiem zrozumiałe: umowa jest nie tylko ważnym kamieniem milowym w długiej podróży, ale jest to instrument prawny pod każdym względem, który formalnie rządzi relacja między sponsorem a sponsorowanym.

Kluczowe elementy umowy sponsorskiej

Zacznijmy od stwierdzenia, że umowa sponsoringu sportowego składa się w większości przypadków z pewnych stałych elementów, które można podsumować w następujący sposób:

1. identyfikacja zainteresowanych stron;
2. ogólne warunki i klauzule;
3. formalne definicje i wyjaśnienia terminologii użytej w dokumencie;
4. zobowiązania sponsorowanej nieruchomości;
5. obowiązki sponsora;
6. wzajemne zobowiązania i produkty/usługi zawarte w pakiecie sponsorskim;
7. rekompensata;
8. warunki i metody płatności;
9. klauzule poufności;
10. okres obowiązywania i ważność umowy;
11. naruszenie zasad umownych i rozwiązanie umowy;
12. gwarancje, odszkodowania i siła wyższa;
13. prawa osób trzecich;
14. rozstrzyganie sporów i właściwe jurysdykcje;
15. uwagi końcowe;
16. podpisy i data.

Jak podkreśla ta lista, umowy sponsorskie są złożonymi dokumentami, które zawierają wiele szczegółów. W najprostszej formie takie formularze sponsorskie składają się z dziesięciu stron, ale dość często są one znacznie dłuższe, w tym czasami nawet do stu stron. Długość zależy oczywiście od zakresu umowy oraz liczby podmiotów i działań zaangażowanych w transakcję.

Wzajemne zobowiązania i koszty umowy sponsorskiej

Odnosząc się do powyższej przykładowej listy, sekcje 6 i 7, tj. te odnoszące się do wzajemnych zobowiązań i określania kosztów, są sekcjami umowy sponsorskiej najgęściej wypełnionymi informacjami sportowymi.

Czym są „wzajemne zobowiązania” określone w umowie sponsoringu? Są to, we wszystkich aspektach, treści projektu sponsorskiego, które potencjalny sponsor nabędzie zgodnie z umową. W skrócie, są to korzyści otrzymywane podczas sponsorowania zespołu i sportowca wraz z prawami i obowiązkami wynikającymi dla obu stron.

Klauzule dotyczące wzajemnych zobowiązań w umowie są wykorzystywane do definiowania elementów takich jak te wymienione poniżej (bez ograniczania się do nich):

• sportowców, drużyn/klubów (lub ich części) oraz wydarzeń (lub ich części) objętych sponsoringiem;
• pełna lista nośników, na których będzie wyświetlane logo sponsora;
• rozmiar logo sponsora na różnych nośnikach, wyrażony w centymetrach kwadratowych;
• prawa do korzystania z wizerunku, nazwy i reputacji obiektu sportowego;
• korzystanie z roweru pokazowego/samochodu pokazowego, w stosownych przypadkach;
• udział sportowców lub pracowników w wydarzeniach firmowych lub wystawach/targach;
• usługi dodatkowe i związane ze sponsoringiem, takie jak gościnność, produkcja materiałów audio/wideo, wsparcie podczas działań B2B i B2C;

Faks umowy sponsorskiej: oprzyj się pokusie „zrób to sam”.

Jak wspomniano na początku tego artykułu, wiele osób zwraca się do nas z prośbą o faks umowy sponsorskiej, który mogą edytować i wysyłać do swoich klientów w celu zawarcia umów sponsorskich. Naszą rekomendacją – której zawsze udzielamy – jest to, aby za wszelką cenę powstrzymać się od korzystania z umów faksowych.

Co do zasady uważamy, że w każdym przypadku lepiej jest zlecić sporządzenie umowy sponsorskiej kompetentnemu prawnikowi lub firmie prawniczej specjalizującej się w tej dziedzinie. Oczywiście jest to droższe niż pobranie szablonu z Internetu i samodzielna edycja, ale korzyści jest wiele.

Jeśli z jednej strony można powiedzieć, że każda umowa sponsorska to inna historia, to jest to jeszcze bardziej prawdziwe w przypadku umów sponsorskich, które są specjalnie określone, aby rządzić najdrobniejszymi szczegółami uzgodnień uzgodnionych przez dwie strony zaangażowane w sponsoring. Po zawarciu umowy, elementy takie jak czas, pieniądze, zaangażowane strony, szczegóły dotyczące widoczności i ewentualnych aktywacji są niejako „zamrożone” na stronach i będą regulować wszelkie przyszłe wydarzenia. To, czego nie ma w umowie, nie ma żadnej wartości.

Korzyści płynące z prawidłowo sporządzonej przez profesjonalnego prawnika umowy maksymalizują się w momencie, gdy sprawy zaczynają przybierać nieplanowany kierunek i pojawiają się pierwsze problemy – obawiam się, że dotyczy to nie tylko sponsoringu. Każdy dokument napisany profesjonalnie i podpisany świadomie przez obie strony jest gwarancją zdrowej i długotrwałej przyjaźni bez wstrząsów i, co ważniejsze, przykrych niespodzianek.

Chociaż oczywiście należy mieć nadzieję, że wszystko pójdzie gładko, ważne jest, aby zabezpieczyć się przed potencjalnie nieprzyjemnymi sytuacjami, które mogą przynieść efekt przeciwny do zamierzonego zarówno dla sponsora, jak i dla sponsorowanego obiektu. Co może się wydarzyć, jeśli na przykład sponsorowany klub/drużyna zostanie zdyskwalifikowana lub sportowiec noszący logo zostanie poddany pozytywnym testom antydopingowym? Czy sponsoring będzie kontynuowany, czy zostanie zakończony? Czy wpłacone pieniądze zostaną zwrócone, częściowo lub w całości, czy też nie zostaną zwrócone w ogóle? Takie przypadki, jak również wiele innych, należy wziąć pod uwagę przy sporządzaniu umowy sponsorskiej, aby znaleźć jednoznaczne rozwiązanie, które zostanie jasno określone w dokumencie.

Umowy sponsorskie dla MotoGP i wsparcie zapewniane przez RTR Sports Marketing

Umowy sponsorskie dotyczące MotoGP i ogólnie sportów motorowych nie różnią się od konwencjonalnych umów sponsoringu sportowego, zarówno pod względem formy, jak i ogólnej treści. Oczywiście każda dyscyplina ma swoją specyfikę, którą umowa powinna odzwierciedlać. Na przykład w motocyklowych mistrzostwach świata, prawidłowe zastosowanie logo na motocyklach, mundurach, boksach, ciężarówkach itp, odgrywa kluczową rolę. Dlatego każdy nośnik mający zapewnić widoczność jest jasno określony w umowie wraz z wymiarem logo każdego sponsora, który jest określony w centymetrach kwadratowych. Wszystkie te informacje są zebrane w załącznikach graficznych, które są niezwykle ważną częścią umowy, w postaci rysunków, które wizualnie wspierają treść umowy.

Innym aspektem wartym rozważenia jest to, którego zawodnika (zawodników) dotyczy sponsoring, ponieważ niekoniecznie musi on dotyczyć całego zespołu. Dość często firmy decydują się na umieszczenie swojego logo na jednym zawodniku, a nie na obu, ponieważ drugi zawodnik w zespole może mieć już jednego lub wielu sponsorów. W takich przypadkach umowa sponsorska wyraźnie wskaże na papierze, którzy zawodnicy są zaangażowani, i wyjaśni, czy sponsoring obejmuje również personel kolarza i część boksu.

Wreszcie, co nie mniej ważne, zasady regulujące premie związane z wynikami sportowymi. Drużyna i kolarz mogą otrzymać dodatkową premię za każdym razem, gdy zdobędą podium i znaczną premię pieniężną, jeśli zostaną mistrzami świata. Są to oczywiście „pozytywne ryzyka”, które przynoszą dodatkową wartość dla działalności sponsoringowej za każdym razem, gdy takie wydarzenia mają miejsce. Ryzyko to można ograniczyć za pomocą specjalnych polis ubezpieczeniowych, które można natychmiast wprowadzić do budżetu, czyniąc go bardziej solidnym. W praktyce są to swego rodzaju zabezpieczenia, które pozwolą ci nadal wspierać drużynę/sportowca, jakby nie było jutra, ponieważ będziesz mieć świadomość, że zdobycie mistrzostwa i wynikające z tego korzyści nie wyczerpią cię.

Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat sponsoringu, przeczytaj Aktywacja sponsoringu.

Nasza agencja, RTR Sports Marketing od 25 lat zajmuje się głównie sponsorowaniem MotoGP i sportów motorowych. Jeśli czujesz, że potrzebujesz doradztwa w zakresie umów sponsorskich lub jeśli szukasz fachowej i kompetentnej porady prawnej w tych dyscyplinach, aby pomóc Ci w sporządzeniu pierwszego formularza sponsoringu sportowego, nie wahaj się skontaktować z nami pod adresem e-mail: info@rtrsports.com.