Richiesta di preventivo e lavoro…

Una malsana cultura aziendale, che si somma probabilmente ad una crescente disattenzione individuale trasversalmente maturata, ha negli anni recenti dato vita ad un singolare paradosso: la richiesta di preventivi, informazioni preliminari (ma dettagliatissimi) e progetti su misura a cui poi raramente viene dato seguito. È un problema ben conosciuto e condiviso da chi lavora nei servizi, nelle agenzie, nel terziario e nelle forniture in genere.

La richiesta di preventivo ha tipicamente tre leitmotiv ricorrenti: il progetto da presentare deve essere chiaro e particolareggiato (con rendering, grafiche, e dettagli ben redatti), i costi debbono essere chiaramente esplicitati (meglio ancora con un breakdown delle attività) e i tempi di consegna sono, inevitabilmente, sempre domani.

Ecco che dunque ci si mette al lavoro con il modello di preventivo, si preparano schizzi, budget, presentazioni e deck ben impaginati, si coinvolgono tre, dieci, venti persone e si consegna il progetto o la proposta in questione. Al quale, sistematicamente, seguono tempi di risposta biblici, mail temporeggianti e, talvolta, emblematici silenzi.

Una cosa viene dimenticata. Fare proposte e progetti non è un lavoro, o almeno non è il lavoro. Per ogni progetto che si prepara, ogni budget che si stima, si perdono tempo, energie e risorse importanti. Se chiedere informazioni è lecito, pretendere progetti completi per mera incertezza operativa senza avere le idee chiare non lo è.

Nuovamente, è un problema di cultura e di rispetto del senso del lavoro altrui, in una strana logica mutuata chissà dove per cui il cliente (anche se solo prospect) ha sempre ragione e può arrogarsi il diritto di chiedere tutto senza offrire niente.

Chi domanda budget particolareggiati dovrebbe essere pronto, ad esempio, a fornire indicazioni di massima sulle economie desiderate. Chi domanda consegne rapidissime dovrebbe essere pronto a garantire tempi di risposta altrettanto ben definiti. Chi richiede, ex abrupto, un progetto super particolareggiato dovrebbe essere pronto a pagare quantomeno il lavoro necessario per redigerlo.

Per modificare questo circolo vizioso è necessario agire bilateralmente.

Fare preventivi: consigli per elaborare una corretta proposta di preventivo in collaborazione con il Cliente

Alle agenzie, ai fornitori di servizi e similia sta il compito, troppo spesso tralasciato, di qualificare bene l’interlocutore, tenendo ben presente che non sempre si può e si deve lavorare con tutti. Domande quali “di che budget disponete?”, “lei è la persona che può decidere su questo progetto?”, “entro quanto ci darete una risposta certa?”, “questa è solo una richiesta di informazioni o il progetto in questione è parte del piano marketing?” devono essere all’ordine del giorno, poco importa se lasciano interdetti gli interlocutori.

Come fare un preventivo con le informazioni del prospect

Una buona qualificazione del prospect è il primo passo per fornire un servizio di livello alto e conforme alle aspettative di chi ci commissiona l’attività.

Da parte delle aziende, dei responsabili acquisti e di chi siede dall’altra parte del tavolo è necessario invece un cambio di prospettiva e una diversa propensione alla richiesta di preventivi e progetti dettagliati, che devono rispondere a logiche ben precise e dettagliate di strategia aziendale. “Ho tutte le informazioni per formulare una richiesta adeguata?”, “ho davvero necessità di ciò che sto domandando o sto unicamente facendo benchmarking?”, “posso dare seguito alla mia richiesta?” debbono essere punti chiave di una riflessione seria antecedente a qualsiasi tipo di richiesta.

È insomma fondamentale che chi chiede e chi risponde vadano una volta e per tutte sullo stesso piano e che si valuti come prezioso il lavoro, ed il tempo, di entrambe le parti.

Con maggior profitto per tutti.