Frecuentemente nos contactan por medio de este blog y nuestro correo electrónico, info@rtrsports.com , para pedirnos información sobre los contratos de patrocinio, como por ejemplo“¿cómo se escribe un acuerdo de patrocinio?“, “¿cuáles son los elementos clave en un contrato de patrocinio?” y “¿hay algún modelo de documento de contrato de patrocinio que podamos utilizar?”. Estas son algunas de las tantas preguntas que las compañías nos hacen al momento de redactar un documento tan importante como lo es un acuerdo de patrocinio o un formulario de patrocinio. Son comprensibles, el contrato de patrocinio no es sólo un hito importante en un largo viaje, sino un documento legal en todos sus aspectos, el cual rige formalmente la relación entre el patrocinador y el patrocinado.
Elementos clave de un acuerdo de patrocinio
Comencemos por señalar que un acuerdo de patrocinio deportivo consiste, en la mayoría de los casos, de algunos elementos establecidos resumidos a continuación:
- Identificación de las partes interesadas.
- Términos generales y cláusulas.
- Definiciones establecidas y la explicación de la terminología utilizada en el documento.
- Obligaciones del bien patrocinado.
- Obligaciones del patrocinador.
- Obligaciones mutuas y los productos y/o servicios incluidos en el paquete de patrocinio.
- Compensación.
- Condiciones de pago y métodos.
- Cláusulas de confidencialidad.
- Periodo y validez del contrato.
- Incumplimiento de las reglas contractuales y término del contrato.
- Garantías, indemnizaciones y fuerza mayor.
- Derechos de terceros.
- Solución de disputas y jurisdicciones competentes.
- Observaciones finales.
- Firmas y fecha.
Como lo demuestra esta lista, los contratos de patrocinio son documentos complejos que contienen muchos detalles. En su forma más simple, estos contratos de patrocinio constan de diez páginas, pero frecuentemente son mucho más extensos, incluso llegando a tener más de cien páginas. Por supuesto, el largo depende de la extensión del contrato y del número de entidades y acciones involucradas en la transacción.
Obligaciones mutuas y costos del contrato de patrocinio
En referencia a la lista de muestra más arriba, las secciones 6 y 7, es decir, aquellas relacionadas con las obligaciones mutuas y determinación de los costos, son las secciones con más información deportiva dentro del contrato de patrocinio.
¿Cuáles son las “obligaciones mutuas” dentro de un contrato de patrocinio? Bajo todos los aspectos, son los contenidos del proyecto de patrocinio que el futuro patrocinador adquirirá en virtud del contrato. En resumidas cuentas, son los beneficios percibidos al patrocinar un equipo o un atleta en conjunto con los deberes resultantes para ambas partes.
Las cláusulas de obligaciones mutuas del acuerdo se utilizan para definir elementos tales como los listados más abajo (sin limitarse a ellos):
- Los atletas, equipos o clubes (o partes de ellos) y los eventos (o partes de ellos) involucrados en el patrocinio.
- La lista completa de los medios en los cuales el logotipo del patrocinador será exhibido.
- El tamaño del logotipo del patrocinador en los diversos medios, expresado en centímetros cuadrados.
- Los derechos de uso de imagen, nombre y reputación del bien deportivo.
- El uso de la motocicleta o vehículo de exhibición, si aplica.
- Participación de los atletas o del personal en los eventos de la compañía, exhibiciones o ferias comerciales.
- Servicios adicionales y relacionados con el patrocinio, como por ejemplo, hospitalidad, producción de materiales de audio y video, apoyo durante actividades de B2B y de B2C.
Modelo de contrato de patrocinio: resista la tentación del “hágalo usted mismo”
Como se mencionó al inicio de este artículo, mucha gente se nos acerca para pedirnos un modelo de un contrato de patrocinio que puedan editar y enviar a sus clientes para sus acuerdos de patrocinio. Nuestra recomendación, y la respuesta que siempre damos, es que a toda costa se abstengan de utilizar modelos de contratos.
Como regla general, creemos que es mejor que en todos los casos el contrato de patrocinio sea redactado por un abogado competente o algún despacho de abogados especializados en este asunto. Por supuesto, es más costoso que descargar una plantilla de Internet y editarla de forma independiente, pero los beneficios son muchos.
Si, por un lado, es correcto decir que cada acuerdo de patrocinio es una historia diferente, es tanto más verdadero para los contratos de patrocinio, pues son específicamenten estipulados hasta en el más mínimo detalle para la comprensión de lo acordado por las partes involucradas en el patrocinio. Una vez en el contrato, los elementos como el tiempo, el dinero, las partes involucradas, los detalles relacionados con la visibilidad y las activaciones, si es que hay, quedan como “congeladas” en las páginas y regirán cualquier evento futuro. Cualquier cosa que no esté en el contrato, no tiene validez alguna.
Las ventajas de un contrato adecuadamente redactado por un abogado profesional se observan apenas las cosas comienzan a tomar una dirección errónea y surgen los primeros problemas y, lamentablemente, esto no sólo sucede con los patrocinios. Cualquier documento escrito y firmado por un profesional conocido por ambas partes, es garantía de una larga relación de amistad sin choques ni malas sorpresas, que es lo más importante.
Por supuesto, a pesar de que se espera que todo salga bien, es importante tener su espalda cubierta ante cualquier situación potencialmente desagradable, la que podría ser contraproducente para al patrocinador como también para el bien patrocinado. Por ejemplo, ¿qué podría suceder si un equipo o club que está patrocinando es descalificado o el atleta que lleva su logotipo resulta positivo en una examen de dopaje?, ¿continúa el patrocinio o se termina?, ¿el dinero que ha pagado se restituye, ya sea de forma parcial o total, o no se restituye? Estos casos, al igual que muchos otros, deben tenerse en consideración a la hora de redactar un contrato de patrocinio, con el fin de hallar una solución unívoca para ellos y claramente especificada en el documento.
Los contratos de patrocinio para MotoGP y el apoyo brindado por RTR Sports Marketing
Los contratos de patrocinio relacionados con MotoGP, y los deportes de motor en general, no son diferentes de los acuerdos de patrocinio deportivo convencionales, en términos de forma y de contenidos. Por supuesto, cada disciplina tiene sus particularidades que el acuerdo debiera reflejar. En el campeonato mundial de motociclismo, por ejemplo, la ubicación adecuada de los logotipos en las motocicletas, uniformes, boxes, camiones y otros, juega un rol bastante importante. Esta es la razón por la cual cada medio con la tarea de proporcionar visibilidad está claramente definida en el contrato, junto con las dimensiones del logotipo de cada patrocinador, especificado en centímetros cuadrados. Toda esa información se reúne en anexos gráficos, que son extremadamente importantes dentro del contrato, en forma de dibujos que entregan apoyo visual a los contenidos de contrato.
Otro aspecto que vale la pena considerar es el o los atletas afectos al patrocinio, pues este último puede no considerar al equipo completo. Con mucha frecuencia, las compañías deciden exhibir su logotipo en un piloto, no en ambos, pues el otro piloto puede que ya tenga uno o múltiples patrocinadores. En estos casos, el contrato de patrocinio indicará específicamente en el documento cuáles atletas están involucrados y explicará si es que el contrato contempla al equipo del piloto y a parte del box.
Último pero no menos importante, las reglas que rigen los bonos ligados a los resultados del deporte. El equipo y el piloto podrían recibir un bono adicional cada vez que obtuvieran un podio y podrían recibir un bono monetario significativo si se convirtieran en los campeones mundiales. Por supuesto, estos son “riesgos positivos” que le darán un valor agregado a su actividad de patrocinio en caso de tal eventualidad. Estos riesgos pueden ser mitigados por una póliza de seguro específica que puede ir directamente a su presupuesto, haciéndolo más sólido. En términos prácticos, son una especie de salvavidas que le permitirá seguir apoyando al atleta o equipo como si no hubiera mañana, como si supiera que ganará el campeonato y que las ventajas subsiguientes no lo absorberán.
Si desea obtener más información acerca de los patrocinios, lea “La activación del patrocinio“.
Nuestra agencia, RTR Sports Marketing, se ha enfocado en el negocio de MotoGP y los patrocinios deportivos desde hace 25 años. Si considera que necesita una consultoría en contratos de patrocinio o si está buscando un consejo experto y legalmente competente en estas disciplinas que lo ayude a escribir su primer contrato de patrocinio deportivo, no dude en contactarnos a nuestra dirección de correo electrónico: info@rtrsports.com.
